Phiếu công tác là gì? Những điều bạn cần biết

Chắc hẳn các bạn đã nghe và biết đến cụm từ phiếu công tác. Nhưng không phải ai cũng hiểu được đầy đủ ý nghĩa của nó. Hôm nay chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu phiếu công tác là gì và vai trò của chúng như thế nào nhé!

Phiếu công tác là gì?

Phiếu công tác là tài liệu xác nhận thời gian mà một nhân viên đã làm việc cho một công việc cụ thể. Tài liệu này được sử dụng làm cơ sở để thanh toán các chi phí lao động trực tiếp cho khách hàng và cũng có thể được áp dụng để tính lương cho những nhân viên được trả theo giờ.

Phiếu công tác là mẫu chuẩn mà nhân viên sử dụng để ghi lại thời gian họ làm việc cho một công việc cụ thể. Các phiếu này sau đó được tổng hợp và sử dụng để tính toán chi phí lao động trực tiếp.

Phiếu công tác là một công cụ quan trọng trong việc tính toán chi phí công việc, mặc dù việc ghi chép truyền thống có thể được thay thế bằng cách nhập dữ liệu trực tiếp vào các phần mềm trên máy tính.

Trong lĩnh vực kế toán theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, phiếu công tác còn được biết đến với các tên gọi phổ biến hơn như phiếu chấm công (Time card) hoặc bảng chấm công (Timesheet).

Khi cần ghi lại số giờ mà nhân viên đã làm việc cho một nhiệm vụ cụ thể, phiếu công tác trong trường hợp này được gọi là lệnh công tác hoặc lệnh sản xuất (Work order).

Phiếu công tác có ý nghĩa như thế nào?

Căn cứ để trả lương 

Việc áp dụng phiếu công tác giúp doanh nghiệp tổ chức và quản lý hoạt động kinh doanh một cách thông minh và hiệu quả hơn. Phiếu công tác là nền tảng để tính lương cho nhân viên, đảm bảo rằng tất cả các khoản thanh toán và tiền lương mà công ty chi trả đều chính xác với thời gian mà họ đã làm việc và vị trí công việc mà họ đảm nhận.

Khi nhân viên nhận được lương đúng hạn và mức lương phản ánh xứng đáng thời gian, công sức, sự nghiêm túc cùng những nỗ lực họ đã dành cho công việc, họ sẽ cảm thấy vui vẻ và hài lòng, đồng thời cảm nhận được sự trân trọng. Từ đó, họ sẽ nỗ lực hơn nữa trong công việc và cống hiến nhiều hơn cho công ty.

Đảm bảo sự công bằng

Phiếu công tác hỗ trợ doanh nghiệp ghi lại toàn bộ dữ liệu về thời gian thực hiện công việc, từ đó đánh giá mức độ cống hiến và sự nghiêm túc của nhân viên trong công việc, bao gồm thời gian vào/ra ca, thời gian làm thêm và thời gian hoàn thành nhiệm vụ…

Thông tin này sẽ hỗ trợ người quản lý trong việc đánh giá chính xác thái độ làm việc và mức độ chăm chỉ của từng nhân viên, đồng thời giảm thiểu tình trạng gian lận và lạm dụng quyền lực, từ đó đảm bảo sự công bằng trong việc chi trả lương, thưởng và phụ cấp cho nhân viên.

Đánh giá nhân sự

Phiếu công tác hỗ trợ người sử dụng lao động quản lý nhân sự một cách có hệ thống và chuyên nghiệp hơn. Nó cũng cung cấp nền tảng để lưu trữ các thông tin cần thiết về người lao động, từ đó giúp theo dõi chặt chẽ tình hình lao động trong toàn bộ doanh nghiệp và dễ dàng đánh giá hiệu quả hoạt động chung cũng như hiệu suất làm việc của từng phòng ban và cá nhân.

Khi đã nắm vững những thông tin cơ bản này, doanh nghiệp có thể nhanh chóng thực hiện các điều chỉnh cần thiết để cải thiện đội ngũ nhân sự của mình: nhắc nhở và kỷ luật những cá nhân chưa nghiêm túc trong công việc, đồng thời tuyên dương những nhân viên xuất sắc và có đóng góp tích cực.

Tăng uy tín công ty

Đối với khách hàng, việc hoàn thành đơn đặt hàng một cách đầy đủ và đúng hạn sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao xếp hạng và uy tín của công ty bạn cũng như chất lượng dịch vụ mà bạn mang đến.

Nhờ đó, họ sẽ giới thiệu công ty của bạn đến với những khách hàng khác. Theo cách này, phiếu công tác trở thành một công cụ tiếp thị gián tiếp, hỗ trợ bạn trong việc tăng doanh số bán hàng, nâng cao uy tín và mở rộng quy mô kinh doanh.

Bài viết đã chia sẻ chi tiết phiếu công tác là gì. Hy vọng đã giúp cho người sử dụng lao động biết cách phát triển một đội ngũ nhân sự mạnh mẽ và chuyên nghiệp. Để từ đó có thể hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng nền tảng vững chắc và từng bước khẳng định vị thế trên thị trường.